Vertrag
über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten bei eitieService
Version: AVES201903181
1 Einleitung, Geltungsbereich, Definitionen
(1) Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und ‑nehmer (im Folgenden „Parteien“ genannt) im Rahmen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Auftrag.
(2) Dieser Vertrag findet auf alle Tätigkeiten Anwendung, bei denen Mitarbeiter des Auftragnehmers oder durch ihn beauftragte Unterauftragnehmer (Subunternehmer) personenbezogene Daten des Auftraggebers verarbeiten.
(3) In diesem Vertrag verwendete Begriffe sind entsprechend ihrer Definition in der EU Datenschutz-Grundverordnung zu verstehen. Soweit Erklärungen im Folgenden „schriftlich“ zu erfolgen haben, ist die Schriftform nach § 126 BGB gemeint. Im Übrigen können Erklärungen auch in anderer Form erfolgen, soweit eine angemessene Nachweisbarkeit gewährleistet ist.
2 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
2.1 Gegenstand
Der Auftragnehmer übernimmt EDV-technische Arbeiten für den Auftraggeber im Rahmen eitieService-Vertrages welcher sich auf dieses Dokument bezieht. Sollten dieser Leistungsvertrag durch Nebenleistungen wie z.B. den Betrieb einer Website ergänzt werden, behält der Auftragnehmer sich vor, diese im Rahmen anderer/gesonderter Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung zu leisten.
2.2 Dauer
Die Dauer dieser Vereinbarung gilt automatisch für die Dauer des Hauptvertrages.
3 Konkretisierung des Auftragsinhalts
Der Auftragnehmer wartet und entwickelt EDV-Systeme welche vom Auftraggeber betrieben werden.
3.1 Kategorien der betroffenen Personen
Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:
☒ Kunden, Klienten, Patienten, Bewohner, Auftraggeber (nachfolgend zur einfacheren Darstellung als „Kunden“ bezeichnet“)
☒ Interessenten
☒ Abonnenten
☒ Beschäftigte
☒ Lieferanten
☒ Handelsvertreter
☒ Ansprechpartner
3.2 Art und Zweck der Verarbeitung
Auf folgende Daten des Auftraggebers kann zugegriffen werden:
☒ Personenstammdaten
☒ Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E‑Mail)
☒ Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
☒ Kundenhistorie
☒ Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
☒ Planungs- und Steuerungsdaten
☒ Auskunftsangaben (von Dritten, z.B. Auskunfteien, oder aus öffentlichen Verzeichnissen)
4 Pflichten des Auftragnehmers
(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie vertraglich vereinbart oder wie vom Auftraggeber angewiesen, es sei denn, der Auftragnehmer ist gesetzlich zu einer bestimmten Verarbeitung verpflichtet. Sofern solche Verpflichtungen für ihn bestehen, teilt der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist ihm gesetzlich verboten. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.
(2) Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung.
(3) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren.
(4) Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.
(5) Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind angemessen regelmäßig zu wiederholen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass zur Auftragsverarbeitung eingesetzte Personen hinsichtlich der Erfüllung der Datenschutzanforderungen laufend angemessen angeleitet und überwacht werden.
(6) Im Zusammenhang mit der beauftragten Verarbeitung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Erstellung und Fortschreibung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sowie bei Durchführung der Datenschutzfolgeabschätzung zu unterstützen. Alle erforderlichen Angaben und Dokumentationen sind vorzuhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich zuzuleiten.
(7) Wird der Auftraggeber durch Aufsichtsbehörden oder andere Stellen einer Kontrolle unterzogen oder machen betroffene Personen ihm gegenüber Rechte geltend, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber im erforderlichen Umfang zu unterstützen, soweit die Verarbeitung im Auftrag betroffen ist.
(8) Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
(9) Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. Es ist sicherzustellen, dass für den Beauftragten keine Interessenskonflikte bestehen. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten mit oder begründet, weshalb kein Beauftragter bestellt wurde. Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit.
(10) Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU oder des EWR. Jegliche Verlagerung in ein Drittland darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers und unter den in Kapitel V der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenen Bedingungen sowie bei Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags erfolgen.
(11) Ist der Auftragnehmer nicht in der Europäischen Union niedergelassen, bestellt er einen verantwortlichen Ansprechpartner in der Europäischen Union gem. Art. 27 Datenschutz-Grundverordnung. Die Kontaktdaten des Ansprechpartners sowie sämtliche Änderungen in der Person des Ansprechpartners sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
5 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Zugriffe auf Systeme des Auftraggebers erfolgen entweder persönlich am System oder per Fernwartung.
(2) Wenn ein Zugriff per Fernwartung geschieht, wird dieser über eine hinreichend verschlüsselte Verbindung übertragen.
(3) Die Datensicherheitsmaßnahmen können der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung entsprechend angepasst werden, solange das hier vereinbarte Niveau nicht unterschritten wird. Zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit erforderliche Änderungen hat der Auftragnehmer unverzüglich umzusetzen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wesentliche Änderungen sind zwischen den Parteien zu vereinbaren.
(4) Soweit die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Auftraggebers nicht oder nicht mehr genügen, benachrichtigt der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich.
(5) Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Auftrag verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden.
(6) Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist.
(7) Die Verarbeitung von Daten in Privatwohnungen ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers im Einzelfall gestattet. Soweit eine solche Verarbeitung erfolgt, ist vom Auftragnehmer sicherzustellen, dass dabei ein diesem Vertrag entsprechendes Niveau an Datenschutz und Datensicherheit aufrechterhalten wird und die in diesem Vertrag bestimmten Kontrollrechte des Auftraggebers uneingeschränkt auch in den betroffenen Privatwohnungen ausgeübt werden können. Die Verarbeitung von Daten im Auftrag mit Privatgeräten ist unter keinen Umständen gestattet.
(8) Dedizierte Datenträger, die vom Auftraggeber stammen bzw. für den Auftraggeber genutzt werden, werden besonders gekennzeichnet und unterliegen der laufenden Verwaltung. Sie sind jederzeit angemessen aufzubewahren und dürfen unbefugten Personen nicht zugänglich sein. Ein- und Ausgänge werden dokumentiert.
(9) Der Auftragnehmer führt den regelmäßigen Nachweis der Erfüllung seiner Pflichten, insbesondere der vollständigen Umsetzung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie ihrer Wirksamkeit. Der Nachweis ist dem Auftraggeber jederzeit auf Anforderung zu überlassen. Der Nachweis kann durch genehmigte Verhaltensregeln oder ein genehmigtes Zertifizierungsverfahren erbracht werden.
6 Regelungen zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten
(1) Im Rahmen des Auftrags verarbeitete Daten wird der Auftragnehmer nur entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung oder nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder sperren.
(2) Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses Vertrages hinaus Folge leisten.
7 Unterauftragsverhältnisse
(1) Die Beauftragung von Subunternehmern ist nur mit schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers im Einzelfall zugelassen. Ausgenommen von diesem Punkt sind sämtliche auftragnehmerseitig verpflichtenden Audits. Diese können und müssen ohne Einverständnis des Auftraggebers durchgeführt werden. Ein Beispiel hierfür sind Lizenzaudits (Microsoft, VMware, Oracle, SAP,…) welche vertraglich seitens des Auftragnehmers geschuldet sind.
(2) Der Auftragnehmer beauftragt seinerseits lediglich Subunternehmer, welchen vertraglich mindestens Datenschutzpflichten auferlegt wurden, die den in diesem Vertrag vereinbarten vergleichbar sind. Der Auftraggeber erhält auf Verlangen Einsicht in die relevanten Verträge zwischen Auftragnehmer und Subunternehmer.
(3) Die Rechte des Auftraggebers müssen auch gegenüber dem Subunternehmer wirksam ausgeübt werden können. Insbesondere muss der Auftraggeber berechtigt sein, jederzeit in dem hier festgelegten Umfang Kontrollen auch bei Subunternehmern durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen.
(4) Die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers sind eindeutig voneinander abzugrenzen.
(5) Eine weitere Subbeauftragung durch den Subunternehmer ist nur dann zulässig, wenn der vom Auftragnehmer eingebrachte Subunternehmer die hier getroffenen Vereinbarungen auch für seine Subunternehmer sicherstellt.
(6) Der Auftragnehmer wählt den Subunternehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der vom Subunternehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig aus.
(7) Die Weiterleitung von im Auftrag verarbeiteten Daten an den Subunternehmer ist erst zulässig, wenn sich der Auftragnehmer dokumentiert davon überzeugt hat, dass der Subunternehmer seine Verpflichtungen vollständig erfüllt hat. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die Dokumentation unaufgefordert vorzulegen.
(8) Die Beauftragung von Subunternehmern, die Verarbeitungen im Auftrag nicht ausschließlich aus dem Gebiet der EU oder des EWR erbringen, ist nur bei Beachtung der in Kapitel 4 (10) und (11) dieses Vertrages genannten Bedingungen möglich. Sie ist insbesondere nur zulässig, soweit und solange der Subunternehmer angemessene Datenschutzgarantien bietet. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber mit, welche konkreten Datenschutzgarantien der Subunternehmer bietet und wie ein Nachweis hierüber zu erlangen ist.
(9) Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmers regelmäßig, spätestens alle 12 Monate, angemessen zu überprüfen. Die Prüfung und ihr Ergebnis sind so aussagekräftig zu dokumentieren, dass sie für einen fachkundigen Dritten nachvollziehbar sind. Die Dokumentation ist dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen.
(10) Kommt der Subunternehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet hierfür der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber.
(11) Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieses Vertrags sind nur solche Leistungen, die einen direkten Zusammenhang mit der Erbringung der Hauptleistung aufweisen. Nebenleistungen, wie beispielsweise Transport, Wartung und Reinigung sowie die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen oder Benutzerservice sind nicht erfasst. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.
8 Rechte und Pflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.
(2) Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind.
(3) Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutzpflichten wie unter Kapitel 5 (8) dieses Vertrages vorgesehen erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken.
9 Mitteilungspflichten
(1) Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis an eine vom Auftraggeber benannte Adresse zu erfolgen. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:
(2) eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
(3) den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;
(4) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;
(5) eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen
(6) Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen.
(7) Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich von Kontrollen oder Maßnahmen von Aufsichtsbehörden oder anderen Dritten, soweit diese Bezüge zur Auftragsverarbeitung aufweisen.
(8) Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 Datenschutz-Grundverordnung im erforderlichen Umfang zu unterstützen.
10 Weisungen
(1) Der Auftraggeber behält sich hinsichtlich der Verarbeitung im Auftrag ein umfassendes Weisungsrecht vor.
(2) Auftraggeber und Auftragnehmer benennen die zur Erteilung und Annahme von Weisungen ausschließlich befugten Personen in Anlage 3.
(3) Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der benannten Personen sind der anderen Partei Nachfolger bzw. Vertreter unverzüglich mitzuteilen.
(4) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
(5) Der Auftragnehmer hat ihm erteilte Weisungen und deren Umsetzung zu dokumentieren.
11 Beendigung des Auftrags
(1) Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses oder jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder zu vernichten oder an den Auftraggeber zu übergeben. Ebenfalls zu vernichten sind sämtliche vorhandene Kopien der Daten. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist. Eine physische Vernichtung erfolgt gemäß DIN 66399.
(2) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die unverzügliche Rückgabe bzw. Löschung der Produktiven Daten auch bei Subunternehmern herbeizuführen.
(3) Der Auftragnehmer ist nicht verpflichtet, ggf. beauftragte Sicherungsdaten in seinem Rechenzentrum unverzüglich zu löschen. Aufgrund des Sicherungskonzeptes, welches eine Sicherung auf gemeinsam (anteilig) genutzten Geräten vorsieht, ist eine rückwirkende Löschung der Sicherungsdaten technisch nicht mit vertretbarem Aufwand realisierbar. Die Vorhaltung geschieht bis maximal 2 Jahren zurück. Nach Ablauf von zwei Jahren sind automatisch auch alle Sicherungsdaten überschrieben und somit nachhaltig gelöscht. Bereits nach 2 Monaten liegen Sicherungen nur noch offline vor.
(4) Der Auftragnehmer hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen und dem Auftraggeber unverzüglich vorzulegen.
12 Haftung
(1) Für den Ersatz von Schäden, die eine Person wegen einer unzulässigen oder unrichtigen Datenverarbeitung im Rahmen des Auftragsverhältnisses erleidet, haften Auftraggeber und Auftragnehmer als Gesamtschuldner.
(2) Der Auftragnehmer trägt die Beweislast dafür, dass ein Schaden nicht Folge eines von ihm zu vertretenden Umstandes ist, soweit die relevanten Daten von ihm unter dieser Vereinbarung verarbeitet wurden. Solange dieser Beweis nicht erbracht wurde, stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber auf erste Anforderung von allen Ansprüchen frei, die im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung gegen den Auftraggeber erhoben werden. Unter diesen Voraussetzungen ersetzt der Auftragnehmer dem Auftraggeber ebenfalls sämtliche entstandenen Kosten der Rechtsverteidigung.
(3) Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für Schäden, die der Auftragnehmer, seine Mitarbeiter bzw. die von ihm mit der Vertragsdurchführung Beauftragten oder die von ihm eingesetzten Subdienstleister im Zusammenhang mit der Erbringung der beauftragten vertraglichen Leistung schuldhaft verursachen.
(4) Nummern (2) und (3) gelten nicht, soweit der Schaden durch die korrekte Umsetzung der beauftragten Dienstleistung oder einer vom Auftraggeber erteilten Weisung entstanden ist.
13 Sonderkündigungsrecht
(1) Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag und diese Vereinbarung jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen („außerordentliche Kündigung“), wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegt, der Auftragnehmer eine rechtmäßige Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert.
(2) Ein schwerwiegender Verstoß liegt insbesondere vor, wenn der Auftragnehmer die in dieser Vereinbarung bestimmten Pflichten, insbesondere die vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen in erheblichem Maße nicht erfüllt oder nicht erfüllt hat.
(3) Bei unerheblichen Verstößen setzt der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Abhilfe. Erfolgt die Abhilfe nicht rechtzeitig, so ist der Auftraggeber zur außerordentlichen Kündigung wie in diesem Abschnitt beschrieben berechtigt.
(4) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber alle Kosten zu erstatten, die diesem durch die verfrühte Beendigung des Hauptvertrages oder dieses Vertrages in Folge einer außerordentlichen Kündigung durch den Aufraggeber entstehen.
14 Sonstiges
(1) Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.
(2) Sollte Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen.
(3) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.
(4) Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i. S. v. § 273 BGB wird hinsichtlich der im Auftrag verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.
(5) Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.
15 Anlagen
Anlage 1 – Weisungsberechtige Personen
(Unverändert wenn nicht explizit angegeben).
Weisungsberechtigt beim Auftraggeber
Automatisch weisungsberechtigt beim Auftraggeber ist immer die Geschäftsführung. Weitere Auftragsberechtigte können jederzeit von der Geschäftsführung schriftlich benannt werden. Auch die Zurückstufung ist jederzeit schriftlich möglich. Zurückstufen können grundsätzlich:
– Die Geschäftsführung
– Hierarchisch vorgesetzte Mitarbeiter insofern sie dem Auftragnehmer als „weisungsbefugt“ und „hierarchisch vorgesetzt“ bekannt sind
– Weitere schriftlich als weisungsbefugt genannte Mitarbeiter
Der bestehende Stand kann jederzeit sowohl schriftlich als auch telefonisch über die Service-Hotline erfragt werden.
Der Änderung bedarf es der Schriftform.
Empfangsberechtigt beim Auftragsnehmer
Automatisch weisungsbefugt beim Auftragnehmer ist immer die Geschäftsführung, die Projektleitung sowie das Projektmanagement. Weitere Auftragsberechtigte Personen können jederzeit von der Geschäftsführung schriftlich benannt werden. Auch die Zurückstufung ist jederzeit schriftlich möglich. Zurückstufen können grundsätzlich:
– Die Geschäftsführung
– Die Projektleitung (Wird dem Auftraggeber beim Start eines jeden Prozessen mitgeteilt)
Anlage 2 – Regelungen für Fernzugriff
Ein Zugriff auf EDV-Systeme und Daten des Auftraggebers ist im Rahmen der Auftragsverarbeitung durch den Auftragnehmer erforderlich. Daher räumt der Auftraggeber den Mitarbeitern des Auftragnehmers die folgende Möglichkeit des Fernzugriffes ein:
Vollzugriff auf die Konfigurationsdateien aller im Hauptvertrag oder sämtlichen Neben- und Ergänzungsverträgen bereitgestellten Verarbeitungs-Dienstleistungen, Programme, Nutz‑, Archiv- und Laufdaten. Der Auftraggeber ist Eigentümer seiner Daten. Wenn er dem Auftragnehmer den Fernzugriff bzw. den Zugang auf seine Daten sperrt/verweigert, kann letzterer seinen Dienstleistungsauftrag nicht mehr erfüllen. Die Gültigkeit des Rahmenvertrages bleibt davon dennoch unberührt. Der Zugriff sowie das Lesen, Kopieren, Übermitteln, Ändern und Löschen von Computerprogrammen und Daten ist nur zulässig, wenn es erforderlich ist.
Wartungsarbeiten und die damit einhergehenden Zugriff von dritten (z.B. weitere Auftragnehmer des Auftraggebers) erfolgen nach schriftlicher Beauftragung. Der Auftraggeber hat in jedem Einzelfall die Möglichkeit, den Zugriff zeitlich zu begrenzen. Weiterhin kann er einen unbegrenzten Zugriff jederzeit widerrufen.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Mitarbeiter des Auftragnehmers angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um den Zugang zu Computersystemen des Auftragsnehmers durch unbefugte Dritte zu schützen. Die Mitarbeiter des Auftragnehmers haben die Zugangskennungen vertraulich zu behandeln und dürfen diese nicht an Dritte weitergeben oder für andere Personen zugänglich aufbewahren. Beim Zugriff auf Systeme des Auftraggebers sind folgende Sicherheitsanforderungen einzuhalten:
- Notwendige Datenübertragungen zu Zwecken der Fernwartung müssen in hinreichend verschlüsselter Form erfolgen (z.B. SSH, VPN, SFTP); Ausnahmen sind besonders zu begründen.
- Fernwartungen dürfen nur von Systeme aus vorgenommen werden, deren Sicherheitsmaßnahmen denen in Anlage 1 entsprechen. Insbesondere muss eine kommerzielle Anti-Malware-Lösung mit tagesaktueller Signatur-Bibliothek vorhanden sein.
- Der Auftragnehmer hat das Recht, die Aktivitäten von Fernwartungen zu hinterfragen und die Details zu erfahren, Log-Dateien anzufordern Wartungssitzungen aufzuzeichnen. Der Auftragsnehmer stellt die datenschutz- und mitbestimmungsrechtlichen Grundlagen hierfür in seinem Betrieb sicher.
Der Auftragsnehmer ist verantwortlich für die hinreichende und aktuelle Dokumentation jeglicher Systeme, die sich über einen längeren Zeitraum in der Infrastruktur des Verantwortlichen befinden und die vom Auftragsnehmer installiert, konfiguriert oder betreut werden. Sofern nicht gesondert vereinbart, ist generell die Verwendung von mobilen Datenträgern im Rahmen der Beauftragung untersagt. Ferner dürfen grundsätzlich keine Daten innerhalb der IT-Infrastruktur durch die zugriffsberechtigten Mitarbeiter des Auftragnehmers verschlüsselt werden. Das Schützen von Daten durch Verschlüsselung oder der Kennwortschutz für den lesenden Zugriff ist nicht gestattet. Ausnahmen sind nur mit gesonderter vorheriger Zustimmung des Auftraggebers zulässig.